Kalkulationstool für Gruppenhäuser & Jugendherbergen | JMK Beratung

Kalkulationstool für Gruppenhäuser & Jugendherbergen

ein kostenfreies Angebot von JMK Beratung

Zimmerkategorien & Betten

Trage deine Zimmerkategorien ein – bewusst ohne Quadratmeterangaben.

Kategorie	Anzahl Zimmer	Betten je Zimmer	Betten gesamt

Zusatz-/Notbetten

Öffnungstage/Jahr

Personalbereiche (Übersicht)

Nur zur Orientierung für die folgenden Schritte. Die tatsächlichen Kosten trägst du in Schritt 3 (variable Personalkosten) und Schritt 4 (feste Personalkosten) ein.

Logis/Hauswirtschaft

Küche/Verpflegung

Veranstaltung/Bildung

Entscheidung 1: Verpflegungsform

Bestimmt, ob neben der Übernachtung auch Verpflegungserlöse erfasst werden.

Selbstversorgerhaus

Gäste versorgen sich selbst. Nur Übernachtungserlöse.

Haus mit Verpflegung

Übernachtungs- und Verpflegungserlöse (z. B. Vollpension).

Entscheidung 2: Steuerlogik

Trennt steuerfreie Gästegruppen (z. B. Kinder/Jugendliche) von steuerpflichtigen (z. B. Erwachsene, Tagungsgäste). Ersetzt keine steuerliche Beratung.

Nur steuerfreie Gäste

Ein Rechenweg, keine Umsatzsteuer-Aufteilung nötig.

Zusätzlich steuerpflichtige Gäste

Zwei Rechenwege, inkl. Aufteilungsgebot Übernachtung/Frühstück.

Gästesegmente

Jede Zeile ist eine Gästegruppe mit eigenem Preis. Freiplätze (z. B. Betreuer/Teamer) mindern die Erlöse dieses Segments.

Segment	Status	Übernachtungen/Jahr	Preis Übernachtung (€)	Preis Verpflegung/Tag (€)	davon Freiplätze

Kurtaxe & Bettensteuer

Beides sind kommunale Abgaben pro Übernachtung, aber unterschiedlicher Herkunft: Kurtaxe finanziert touristische Infrastruktur in Kur-/Erholungsorten, die Bettensteuer (auch Übernachtungssteuer/City-Tax) ist eine allgemeine kommunale Abgabe unabhängig vom Kurort-Status. Je nach Gemeinde wird nur eine der beiden oder keine erhoben – bitte bei der Gemeinde erfragen.

Kurtaxe wird erhoben

Bettensteuer wird erhoben

Getrennt ausgewiesen

Spendeneinnahmen

In vielen Häusern wirtschaftlich relevant, aber freiwillig und nicht sicher planbar. Wird deshalb nicht in die Kern-Erlöse/Break-Even-Rechnung eingerechnet, sondern separat als Puffer ausgewiesen.

Spendeneinnahmen (jährlich, geschätzt)

€ / Jahr – Erfahrungswert aus Vorjahren empfohlen

Wareneinsatz je Mahlzeit

Nur relevant für Häuser mit Verpflegung. Wareneinsatz = reine Lebensmittel-/Getränkekosten pro Portion, ohne Personalkosten. Trage pro Mahlzeitentyp den Wareneinsatz und die geplante Portionenzahl im Jahr ein.

Der Wareneinsatz ist der reine Einkaufswert der Lebensmittel und Getränke, die in einer Portion stecken – ohne Personal-, Energie- oder Verpackungskosten. Zwei gängige Wege, ihn zu ermitteln:

1. Aus vorhandenen Zahlen (empfohlen, wenn Buchhaltung vorliegt): Gesamten Wareneinkauf für Lebensmittel/Getränke in einem Zeitraum durch die Anzahl in diesem Zeitraum ausgegebener Portionen teilen. Rechner dazu unten.

2. Ohne Buchhaltungszahlen (Kalkulation "von unten"): Für ein typisches Gericht/eine typische Mahlzeit die Einkaufspreise der Hauptzutaten pro Portion addieren (z. B. anhand eines Wochenspeiseplans) und daraus einen Durchschnittswert je Mahlzeitentyp bilden.

Am genauesten wird es, wenn du das getrennt für jede Rubrik ermittelst – dafür je Rubrik einfach den Wareneinkauf eines Zeitraums durch die in diesem Zeitraum ausgegebenen Portionen teilen:

Frühstück

Wareneinkauf im Zeitraum (€)

Portionen im Zeitraum

Wareneinsatz je Portion: –

Mittagessen

Wareneinkauf im Zeitraum (€)

Portionen im Zeitraum

Wareneinsatz je Portion: –

Kaffeepause

Wareneinkauf im Zeitraum (€)

Portionen im Zeitraum

Wareneinsatz je Portion: –

Meist Kaffee/Tee, Wasser und ein kleiner Snack/Gebäck – entsprechend geringerer Wareneinsatz als bei den Hauptmahlzeiten.

Abendessen

Wareneinkauf im Zeitraum (€)

Portionen im Zeitraum

Wareneinsatz je Portion: –

Die vier errechneten Werte kannst du direkt unten als eigene Zeilen (Frühstück, Mittagessen, Kaffeepause, Abendessen) in die Tabelle übertragen.

Mahlzeit	Wareneinsatz/Portion (€)	Portionen/Jahr	Summe

Preisempfehlung Küche

Empfiehlt je Rubrik einen Verkaufspreis – auf Basis der Wareneinsatzquote und einer Vollkostenrechnung. Empfohlen wird jeweils der höhere der beiden Werte, damit du nie unter Kosten verkaufst.

Ziel-Wareneinsatzquote (%)

Wareneinsatz soll höchstens diesen Anteil vom Preis ausmachen.

Küchenbezogene Personal-/Fixkosten (€/Jahr)

Z. B. Küchenpersonal aus Schritt 4, anteilig Energie/Betriebsmaterial.

Rubrik	Preis nach Wareneinsatzquote	Vollkosten/Portion	Empfohlener Preis	Basis

Gesamtportionen/Jahr (für die Kostenverteilung): 0

Variable Personalkosten

Personalkosten, die direkt mit der Auslastung schwanken – z. B. Aushilfen in Spitzenzeiten, Honorarkräfte für Programm, Reinigungskräfte auf Abruf. Feste Stellen gehören in Schritt 4 (Fixkosten).

Bezeichnung	Kosten/Jahr (€)

Feste Personalkosten

Alle festen Stellen (Anstellungsverträge), unabhängig von der Auslastung – z. B. Hausleitung, Haustechnik, Küchenleitung, Reinigung/Hauswirtschaft in Festanstellung. Aushilfen und auslastungsabhängige Kräfte gehören in Schritt 3.

Bitte jeweils das Arbeitgeberbrutto eintragen – also die vollen Kosten für den Arbeitgeber inklusive Lohnnebenkosten (Sozialversicherung etc.), nicht nur das Bruttogehalt der Mitarbeitenden.

Position	Arbeitgeberbrutto (€/Jahr)

Fixkosten

Kosten, die unabhängig von der Auslastung anfallen. Trage pro Kategorie die Jahressumme ein – 0 lassen, was nicht zutrifft.

Energie

Strom, Heizung, Wasser/Abwasser fürs gesamte Haus.

Abschreibungen (AfA)

Wertverlust von Gebäude, Einrichtung und Geräten, verteilt über die Nutzungsdauer – Wert meist aus Buchhaltung/Steuerberatung.

Kalkulatorische Zinsen

Fiktive Verzinsung des im Haus gebundenen eigenen Kapitals.

Instandhaltung

Laufende Reparaturen und Wartung von Gebäude und Technik.

Wäsche/Reinigung

Wäscherei-, Reinigungsmittel- und externe Reinigungskosten (soweit nicht schon bei Personal erfasst).

Verwaltung

Büro, Software, Versicherungen, Buchhaltung, Telefon/Internet.

Betriebsmaterial

Verbrauchsmaterial für den laufenden Betrieb außerhalb der Küche, z. B. Hygieneartikel, Kleinmaterial.

Verbandsumlagen / Erbbauzins

Nur falls zutreffend: Umlage an einen Trägerverband und/oder Erbbauzins fürs Grundstück.

Verbandsumlage und/oder Erbbauzins fallen an

Herkunft der Werte

Alle Werte werden automatisch aus Schritt 1–4 übernommen – hier musst du nichts mehr eintragen.

Übernachtungsumsatz (Schritt 2)0 €

Weitere Erlöse: Verpflegung + Kurtaxe + Bettensteuer (Schritt 2)0 €

Spenden, Puffer (Schritt 2)0 €

Wareneinsatz gesamt (Schritt 3)0 €

Variable Personalkosten (Schritt 3)0 €

Fixkosten gesamt inkl. feste Personalkosten (Schritt 4)0 €

Betten gesamt (Schritt 1)0

Öffnungstage/Jahr (Schritt 1)0

Verkaufte Übernachtungen/Jahr (Schritt 2)0

Ergebnis-Dashboard

Ziel-Gewinnaufschlag Übernachtung (%)

Rohertrag

– €

Erlöse − Wareneinsatz

Deckungsbeitrag

– €

Erlöse − alle variablen Kosten

Betriebsergebnis

– €

Deckungsbeitrag − Fixkosten

Break-Even

– Übernachtungen

nötig, um die Fixkosten zu decken

Auslastungsgrad

– %

verkaufte / verfügbare Bettennächte

Umsatz je buchbarem Bett

– €

Gesamtumsatz alle Bereiche ÷ verfügbare Bettennächte

Empfohlener Übernachtungspreis

– €

Vollkosten je Übernachtung + Gewinnaufschlag

Betriebsergebnis inkl. Spenden-Puffer – €

Empfohlene F&B-Preise

Automatisch aus Schritt 3 übernommen (Wareneinsatzquote bzw. Vollkostenrechnung – der jeweils höhere Preis wird empfohlen). Details und Anpassungen dort unter „Preisempfehlung Küche".

Rubrik	Empfohlener Preis	Basis